ワープロ文書がここまで日常化した現在、電子ファイルをスピーディにやりとりできるメールは、使い始めると大変便利です。また、電話と違って相手が不在でも出せるし、カラー画像や音も送れます。ＦＡＸは着信先で他人の目にふれる危険が高く、郵送は届くまでに手間暇時間がかかります。また、１つしか端末がなくても今のメールソフトはアドレス別に管理できるから大丈夫です。
　こんなに便利な電子メール、知らない人、使えない人には是非親切に教えて、みんなで電子メールの輪を作りましょう。

　最低でも１日１回はメールが届いているかどうかを確認する習慣を付けましょう。

　メールを受け取ったら「お便りありがとう」だけでもいいですので、すぐに返事を出す習慣を付けましょう。

　メールは使い始めると結構溜まってきます。自分でもよくわからない「件名」をつけると整理の手間が増えますので、簡潔明瞭が基本です。また、容量の大きい添付ファイルはネットに大きな負担がかかりますので気を付けましょう。

　なお、添付ファイルの名前は、８文字以内の半角英数字で付けてください。メールソフトによっては、漢字のファイル名だと添付ファイルが開けなくなる場合があります。

　”他人のメールアドレスを使用しない”などということは言うまでもありません。

　ＦＡＸのように組織単位でメールを利用している場合は、自分に関係のないメールが届くこともあります。

　メール管理担当者は、本人あるいはパソコンに詳しい他の職員（達人）等が毎日メールを見て、宛先人やメールの内容に係る事務担当者に確実に連絡する庁舎内のルート（イメージとしては今までの文書係のような役割を果たす）を作りましょう。

　「メールが着いていますよ」と一声かけるだけでもいいのではないでしょうか。

　コンピュータウイルス感染を防止するため、基幹ネット端末にインストールされているワクチンソフト「VirusScan：ウイルススキャン」を常駐させて頻繁にウイルスを駆逐するようにしましょう。

　特に、差出人（相手）が不明のメールの添付ファイルは絶対に開かないこと！

　また、インターネットでのデータ等のダウンロード及びフロッピーディスクのコピーの際は注意を払いましょう。

　セキュリティ対策上、市町村ダイヤルアップ接続、メールなどの各種パスワードの管理は厳重にしましょう。特にロビー端末の場合は、インターネットエクスプローラー（OutlookExpress）にメールの利用環境を設定後ログオンするとパスワードを聞いてきますが、この時、「パスワードを保存する」にチェックをしないようにしましょう。

　また、メールのパスワードはアカウント名と同じものを避ける、定期的に変更するなどし、個々人が忘れないよう責任を持って管理しましょう。